“Askarruttaako hallituksen jäsenen vastuu?
Huolettaako organisaation kyky tunnistaa ja hallita sääntörikkomustilanteita ja mainehaittaa?
Onko meillä räjähtämätön pommi kellarissa?”
Tyypillisiä tilanteita, joissa autan ovat:
MAN Integrity auttaa asiakkaitaan käytännön ongelmanratkaisulla yhä monimutkaisemmassa ja tulkinnanvaraisessa sääntely-ympäristössä keskittyen keskisuuriin ja pienempiin yrityksiin sekä säätiöihin ja yhdistyksiin. Mottona on asettaa realistiset tavoitteet, implementoida käytännön toimenpiteitä ja lisätä osaamista.
Kokemuksemme mukaan maineriskien ja sääntörikkomusriskien hallinnassa epäonnistutaan usein koska niitä ei tunnisteta tai mielletään ne jonkun muun vastuuksi. Toinen epäonnistumisen syy on se, että mielletään riksienhallinnan prosessit liian monimutkaisiksi tai pelkiksi järjestelmä-asioiksi, jolloin tehokkaiden prosessien ja kontrollien implementointi jää tekemättä. MAN Integrity on syntynyt visiosta, että kohtuullisella panostuksella ratkaisevasti voi pienentää suurimmat riskit osaamisen parantamisella sekä täsmäkontrolleja implementoimalla ja täsmätyökaluja hyödyntäen. Tuemme kokonaisvaltaisesti Compliance toimintaanne.
Jonkun ikävän sääntörikkomuksen sattuessa on keskeistä tunnistaa – onko kyseessä mainehaittaa tai muista vakavia seurauksia aiheuttava tapaus. Muita kysymyksiä ovat, kuinka laajasti asiaa kannattaa selvittää, kuka selvittää ja millä keinoin?
MAN Integrityllä on kokemusta hyvin erilaisista laki- ja sääntörikkomustilanteiden selvitystöistä. Yhteistyökumppaneidemme kanssa voimme suorittaa myös teknologia-avusteista selvitystä, jos on tarvetta työstää isompia dokumentti- tai datamääriä.
Asiakkaan, tavarantoimittajan tai muun yhteistyökumppanin tunteminen on yksi keskeisimpiä tekijöitä monen uhkan torjunnassa. Väärinkäytöksiä, korruptiota, sanktiosääntöjen rikkomista ja rahanpesua voi osaltaan ennaltaehkäistä tai havaita kun systemaattisesti kerää tietyt tiedot kumppaneista ja implementoi muutamat peruskontrollit kumppaneiden hyväksymisprosessiin.
Yhdysvaltojen, Ison Britannian ja EU:n jatkuvasti muuttuvat sanktiolistat luovat tavallisillekin yrityksille uusia haasteita. Varmistuakseen, ettei tietty yhteistyökumppani ole sanktioitu, täytyy selvittää omistajat ja edunsaajat, välillä pitkienkin omistusketjujen takaa.
Aluehallintovirastot ovat tarkastustensa yhteydessä esittäneet kritiikkiä mm. tilitoimistojen rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen liittyvien velvoitteiden täyttämisen suhteen. Autamme mielellämme tili- / kirjanpitotoimistoja ja muita ilmoitusvelvollisia (pankkeja ja muita rahalaitoksia lukuunottamatta) rahanpesulain vaatimusten noudattamisen kanssa oli kyseessä sitten riskiarvioiden tekeminen, asiakkaan tunteminen (KYC), henkilöstön kouluttaminen tai epäilyttävien tilanteiden tunnistaminen.
Kun liiketoimintanäkymät ovat epävarmat ja maksuvalmius pidemmän päälle ei ole itsestäänselvyys, silloin ensimmäisenä mietitään yrityksissä miten uudistaa strategiaa ja uudelleenorganisoida liiketoimintaa kannattavuuden ja kassavirran parantamiseksi. Käydään myös neuvotteluja rahoittajien kanssa uudelleenrahoituksen varmistamiseksi tai rahoituksen kokonaisvaltaisesta muuttamisesta. Nämä kaikki ovat hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vastuun kannalta aivan oikeita toimenpiteitä.
Olemme monta kertaa autettaessa vastaajaa kokeneet tilanteita, joissa kaivamalla lisätietoja ja tekemällä syvällisempää analyysiä, konkurssipesä on joko luopunut takaisinsaantivaatimuksesta tai lopullinen euromäärä on pienentynyt.
Olemme vakuuttuneita, että ennakoivasti dokumentoimalla paremmin liiketaloudellista etua eri päätöksentekotilanteissa, niin hallitus kuin johtoryhmätasolla, voidaan huomattavasti pienentää riskiä perusteettomille tai ylimitoitetuille takaisinsaantivaatimuksille tai vahingonkorvausvaatimuksille konkurssin jälkeen. Pitää kysyä, mitä kertovat hallituksen pöytäkirjat, johdon esitykset, raportit ja muistiot sekä tositeaineisto tehdyistä transaktioista ja päätöksistä.
On kuitenkin kokemuksiemme mukaan muutamia ennakoivia toimenpiteitä, joilla voi parantaa vastaajan asemaa takaisinsaanti- tai vahingonkorvausvaatimustilanteissa. Nämä toimenpiteet liittyvät konkreettisesti useimmiten seuraaviin tilanteisiin lähellä insolvenssitapahtumaa:
Eräs hyvin tyypillinen ajatusharha on myös se, että konserninsisäisiä transaktioita dokumentoidaan hyvin ylimalkaisesti, koska nehän ovat vain konserninsisäisiä. Konserniyhtiöt katsotaan insolvenssiprosessissa tiukasti omina yhtiöinä, mitä he tietysti yhtiölainsäädännön näkökulmasta aina ovat.
On inhimillistä ajatella, että ei meidän käy niin huonosti ja asioiden dokumentoinnilla, ei muutoin välttämättä ole merkitystä. Uskomme kuitenkin , että pienikin panostus voi loppupäässä tuottaa ison hyödyn. Päätösten ja transaktioiden parempi dokumentointi voi myös pakottaa syvällisempään pohdintaan, jolloin itse päätöskin voi muuttua.
Olen vuosien mittaan tehnyt monta toimeksiantoa myös PK -kentässä. Ehkä on muodostunut hiukan kyyninen suhtautuminen kuinka tavallisia ”compliance” -haasteet ovat olleet ja miten ylimalkaisesti niihin on suhtauduttu ennen kuin jotain todella ikävää tapahtuu. Hallituksen jäsenet eivät ole riskienhallintaan paneutuneet tai toimenpiteitä vaatineet toimivalta johdolta. Usein syy on ollut, etteivät hallituksen jäsenet ole tiedostaneet vastuunsa tai osanneet vaatia toimivia prosesseja tai kontrolleja. Kaikki tämä on ymmärrettävää ja inhimillistä koska säätiöiden ja yhdistysten hallituksissa ovat edustettuna organisaation tarkoitukseen nähden asiantuntijoita – harvemmin hyvän hallintotavan ammattilaisia.
Säätiöiden ja yhdistysten hallituksille olemme rakentaneet standardoidut paketit, voisi sanoa kokoelma diagnostiikkatyökaluja, joiden avulla voimme arvioida hallituksen jäsenen vastuun näkökulmasta sääntörikkomus-, erimielisyys- ja suoranaisia väärinkäytösriskejä. Arviointipaketit sisältävät tiettyjen ohjeiden ja kontrollien arvioinnin ja suppean testauksen. Paketit on standardoidut, jotta ensimmäisen vaiheen arviointi olisi niin kustannustehokas kuin mahdollista. Paketteja voi aina räätälöidä vastaamaan säätiön tai yhdistyksen toimintaa mahdollisimman hyvin. Valvottavaa riittää myös pienemmissä säätiöissä ja yhdistyksissä sillä usein varsinaisen toiminnan lisäksi näillä on varainhankintaa ja sijoitustoimintaa.
Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella tai
soita meille +358 40 532 2098.
Y-tunnus: 3409801-8
Postiosoite:
Fredrikinkatu 77 A 19,
00100 Helsinki
